Jūsų vidutinio dydžio šeimos susijungimas: planavimo kontrolinis sąrašas | geresni namai ir sodai

Šeimos susijungimas yra puikus būdas suburti savo šeimą, net augant ir keičiantis. Tai proga švęsti savo šeimos istoriją, naujausius laimėjimus ir naujus papildymus. Nesvarbu, ar tai iškyla parke, paplūdimio kepsninė, valstybinio parko susibūrimas, ar susibūrimas kažkieno namuose, tinkamai suplanuotas susibūrimas pritrauks net ir labiausiai nuošalius šeimos narius linksmybių popietę po saule.

Jei planuojate šeimos susibūrimą, kuriame gyvena apie 100 žmonių, norėsite pradėti planuoti maždaug prieš šešis mėnesius, kad galėtumėte sutelkti susidomėjimą ir pasamdyti kai kuriuos pavaduotojus, kurie padėtų jums tai atsisakyti. Čia yra kontrolinis sąrašas, kuris padės jums ir jūsų šeimai pradėti darbą!

6 mėnesiai anksčiau

Prieš pradėdami bet kokį planavimą nuoširdžiai, turite nustatyti, kas nori dalyvauti susivienijime. Norėdami išsiaiškinti susidomėjimą, išsiųskite šeimos apklausą el. Paštu, sužinokite, kiek žmonių dalyvaus, ir sužinokite, kurios datos ir vietos būtų veiksmingiausios. Taip pat turėtumėte paklausti apie biudžetą, kad žinotumėte, kiek pinigų žmonės nori išleisti renginiui. Pabandykite pateikti diapazonus pagal kainą vienam asmeniui, kad žmonėms būtų lengva suprasti. Naudokite internetinį įrankį, pvz., „Survey Hero“, nemokamai suprojektuokite paprastą apklausą ir pasidalykite nuoroda su šeimos nariais. Nustatę internetinę apklausą galėsite organizuoti atsakymus, kai tik jie pasirodys.

Dabar taip pat laikas nuspręsti, ar susivienijimas įvyks šeimos nario namuose, ar kitoje vietoje. Namuose rengiamus susirinkimus dažnai rengia šeimos matriarchas arba patriarchas, ypač kai močiutės namai vaidino svarbų vaidmenį šeimos istorijoje. Veržlūs kalėdiniai vakarėliai, nekasdieniškos Darbo dienos kepsninės ir net abiturientų vakarėliai gali būti puiki proga susirinkti toli esančius artimuosius ir seniai prarastus šeimos narius po vienu stogu. Jei jūsų erdvė yra šiek tiek ribota, galite apsvarstyti galimybę surengti šeimos atjungimą „atviruose namuose“, kur žmonės galėtų ateiti ir eiti visą dieną. Nesvarbu, ar rengiate susitikimą, ar močiutė, įsitikinkite, kad turite pagalbos. Pasamdykite keletą patikimų tetų gaminti maistą ir keletą entuziastingų pusbrolių organizuoti veiklą. Arba, jei jūsų biudžetas leidžia, pasamdykite maitinimo įstaigą, kuri papildytų namuose keptus patiekalus ir išlaikytų gėrimo tekėjimą.

Šeimos susijungimas ne šeimos nario namuose reiškia, kad nė viena šeima nėra atsakinga už visus susitarimus. Užduotys gali būti paskirstytos ilgesnėms šeimos grupėms, palengvinant dalį planavimo naštos. Tai taip pat gali leisti jums apgyvendinti daugiau žmonių nei bet kurio žmogaus namuose. Keliaujantiems šeimos nariams vieta, kurioje vyksta kiti poilsio užsiėmimai, gali leisti jiems susiburti į visavertes šeimos atostogas, išnaudojant didžiąją dalį kelionės dolerių.

5 mėnesiai anksčiau

Paprašykite pagalbos ir susiburkite į savo reunionų planavimo komitetą. Turėsite rasti patikimus ir entuziastingus giminaičius, kurie galėtų pasirūpinti:

• Renginio vietos radimas. Jei nesimatote šeimos nario namuose, jums reikės pradėti ieškoti vietos. Jūsų pagalbininkui reikės ištirti vietas, kuriose atsižvelgiama į įvairius pomėgius, amžiaus lygį, fizines galimybes ir finansinius išteklius. Idealūs yra vandenynų ar ežerų šeimos parkai; Yra tiek vandens, tiek sausumos dalykų, kuriuos reikia atlikti norint užimti vaikus užimtiems ir leisti laiką paplūdimyje suaugusiems. Daugelyje atostogų vietų ir valstybinių parkų yra „paskirties vadovas“, kuris gali jums padėti išsiaiškinti jūsų susivienijimo detales. Peržiūrėkite mūsų rekomendacijas dėl 10 puikių vietų šeimos susivienijimui, kad paskatintumėte keletą idėjų.
• Renginio maisto ragavimas. Jei planuojate puokštę, kažkas turės nustatyti meniu, kiekvienai šeimai priskirdamas patiekalus ir kitus maisto produktus. Jiems taip pat gali tekti pasirūpinti papildomomis maisto gaminimo ir (arba) kepimo galimybėmis vietoje. Arba, jei neketinate savarankiškai tvarkyti viso maisto, jūsų pagalbininkui reikės surasti maitinimo įstaigą.
• Papuošalai, kvietimai ir ženklai. Jei vienas asmuo bus atsakingas už spausdintą medžiagą, tai padės užtikrinti nuoseklią renginio temą.
• Veikla ir pramogos. Atletiškas giminaitis gali pasirūpinti tinklinio tinklu, planuoti žaidimus vaikams ir įsitikinti, kad muzika yra uždengta. Kroketas, badmintonas ir tinklinis - tai puikus užsiėmimas grupėje lauke. Arba paprašykite pusbrolio, kad sukurtų žaidimų kambarį vaikams ir suplanuotų atsargų su stalo žaidimais ir kita veikla, kad vaikai neužimtų.
• Šeimos istorija. Sukurti šeimos medį yra puikus būdas įtraukti savo paveldą į renginį. Taip pat galite apsvarstyti galimybę sukurti nedidelį laikraštį šeimai, kad pabrėžtumėte nesenus šeimos įvykius, specialius faktus ir istoriją.
• Fotografija ir (arba) vaizdo įrašai. Norėsite įrašyti šį įvykį po palikuonių. Apsvarstykite galimybę sukurti internetinę nuotraukų galeriją, kurioje visi galėtų pasidalinti savo nuotraukomis po įvykio, arba susikurti paskyrą naudojantis internetine nuotraukų knygų tarnyba, kurioje galite sukurti atmintines dalyviams.
• Išvalyti. Paprašykite kelių žmonių atlikti šią didžiulę užduotį!

Apsvarstykite galimybę valdyti savo savanorius tokiu įrankiu kaip „Registracijos genijus“, kuris leidžia jums prašyti savanorių ir siųsti grupinius pranešimus bei priminimus apie užduotis neuždengiant gautųjų aplanko.

Taip pat turėtumėte kalbėtis su savo planavimo komanda dėl biudžeto. Remdamiesi atsiliepimais, kuriuos gavote atlikdami pradinę apklausą, nustatykite savo darbo biudžetą, kad galėtumėte kontroliuoti išlaidas.

4 mėnesiai anksčiau

Tikimės, kad jūsų komitetas atliko savo namų darbus! Keturis mėnesius prieš šeimos susijungimą suplanuokite atlikti šias užduotis:

• Užbaikite datą ir vietą. Sužinokite, kokie patogumai bus teikiami: geriamasis vanduo, baseinas, grilimo galimybės, persirengimo kambariai, vidaus patalpos (lietaus atveju), pikniko stalai ir pan.
• Aptarkite temas ir galimą tvarkaraštį.

Baigti rengti susivienijimo palankumo ir atminimo planus. Ar tai būtų vaizdo įrašas, ar šeimos istorijos brošiūra, ar marškinėliai, šeimos nariai norės, kad kažkas prisimintų šią nuostabią progą. Žr. „Kaip susidėti tobulą šeimos susivienijimo sveikinimo krepšį“. Paprašykite meninio šeimos nario suprojektuoti marškinėlius, skrybėlę, megztinį ar kitą asmeniniams poreikiams pritaikytą drabužių elementą. Pakvieskite komiteto narį, kuriam bus pavesta šeimos istorija, aprašyti, ko reikia šeimos medžio rodymui ar vaizdo įrašui, kad būtumėte pasirengę pateikti šį šeimos narių prašymą.

3 mėnesiai anksčiau

Turėdami pagrindinę informaciją apie savo renginį, laikas oficialiai ištarti žodį ir pradėti užsiblokuoti dienos duomenis.

• Siųsti kvietimus. Galite naudoti internetines paslaugas, tokias kaip „Evite“, norėdami gauti kvietimus arba išsiųsti juos el. Paštu ar tradiciniu paštu. Bet kokiu atveju turėtumėte įtraukti:

Galutinis laikas, vietos, žemėlapiai, važiavimo nurodymai, išlaidos ir renginių tvarkaraštis.

Prireikus prisiregistruoti prie konkrečios veiklos.

Užduotys artimiesiems, kurie savo noru atsinešė maisto ar kitų daiktų.

Prašymas nuotraukų ir (arba) istorijų, kurias galėtumėte įtraukti į šeimos istoriją ar vaizdo įrašą.

Įtraukite RSVP datą ir el. Pašto adresą, telefono numerį arba pašto adresą, į kurį jie gali atsakyti. Paprašykite šeimos narių pateikti savo apgyvendinimo ar atvykimo informaciją, jei reikia.

Sekite paskui savanorius ir atlikite užduotis.

Suplanuokite renginius ir veiklą. Prireikus apsaugokite specialistus ar vietas jūsų veiklai. Pavyzdžiui, rezervuokite „softball“ aikštę arba samdykite kelionių vadovus ar jogos instruktorius. Jei susivienijimas įvyks kažkieno namuose, paklauskite artimųjų ar vietinio bendruomenės centro, ar galite pasiskolinti bet kokią lauko sporto įrangą ar žaidimų žaidimų kambarį. Apsvarstykite galimybę žaidimų kambaryje turėti televizorių, vaizdajuosčių grotuvą ar DVD grotuvą kartu su amžių atitinkančiais vaizdo įrašais, kad vaikai linksmintųsi tada, kai visiems reikia šiek tiek laiko.

Įsigykite daiktų, kurių jums prireiks atliekant amatų kūrimo darbus.

Suplanuokite ir suplanuokite patiekalus.

• Sukurkite visų patiekalų, kuriuos valgysite, sąrašą.
• Kiekvienam giminaičiui priskirkite vieną maisto elementą. Būtinai pasinaudokite jų gaminimo ypatumais, tokiais kaip tetos May bulvių salotos ar pusbrolio Lyno mėlynių pyragas.
• Kasdienis švediškas stalas yra bene geriausias būdas susitarti namuose, vien dėl to, kad jis leidžia žmonėms valgyti pamainomis. Tai taip pat idealu, jei sėdimų vietų skaičius ribotas.
• Jei planuojate samdyti maitinimo įstaigą, dabar pats laikas jas užsitikrinti. Kai kurie maitinimo įstaigos tiesiog prižiūrės virtuvę, pasirūpins, kad bufetas būtų papildytas, ir leis gėrimams tekėti, kad galėtumėte mėgautis vakarėliu.
• Kreipkitės į restoranus ir sužinokite, ar jie priims dideles grupes, ir, jei reikia, rezervuokite.

2 mėnesiai anksčiau

Viskas pradeda derėti ir linksmybės jau arti! Laikykitės šių organizacinių užduočių ir būsite geros būklės.

• Stebėkite informaciją apie dalyvius. Pradėkite sąrašą tų, kurie patvirtino dalyvavimą, kur apsistos ir kada atvyks. Jei kvietimams siųsti naudojote tokią internetinę sistemą kaip „Evite“, ji stebės RSVP. Turėkite „Google Sheet“ arba „Excel“ dokumentą su visa kita informacija, kai bus pateikti atsakymai.
• Rezervuokite nuomojamą įrangą, tokią kaip podiumas, mikrofonas, stalai ar kėdės.
• Patvirtinkite restoranų rezervacijas ir pateikite naujausią svečių įvertinimą.
• Atlikite galutinius pirkimus.

Amatų reikmenys

Papuošalai

Palankumai, asmeniniai marškinėliai, vienkartiniai fotoaparatai ar kiti daiktai, kuriuos planuojate išduoti susitikimo metu.

Užsisakykite šeimos istorijos ar vaizdo įrašo kopijas.

1 mėnuo anksčiau

Likus 30 dienų iki susivienijimo, pirmosios mėnesinių darbų sąrašo užduotys paprasčiausiai patvirtina jau turimų planų informaciją.

• Patvirtinkite su artimaisiais, kurie atveža maisto ar kitų atsargų.
• Patvirtinkite susitikimo vietas.
• Patvirtinkite veiklą.
• Patvirtinkite miegojimo vietą.

Prieš 2 savaites

Laikas pasitikrinti pas savanorius, kuriems buvo paskirtos konkrečios užduotys, kad būtų galima patvirtinti laiką ir galutinį svečių skaičių.

• Patiekalai

Jei reikia, susisiekite su restoranais ir nurodykite galutinį svečių skaičių.

Užsisakykite šalto pjaustymo plokštelių, pyragų ar kitų patiekalų iš šventės iš vietinės maisto prekių parduotuvės ar kepėjo.

Jei reikia, susisiekite su maitinimo įstaiga ir nurodykite galutinį svečių skaičių.

Pardavėjai

• Patvirtinkite informaciją su savo fotografu / videografu
• Patikrinkite informaciją su visais kitais paslaugų teikėjais, tokiais kaip veiklos vadovai ar kelionių vadovai

Papuošalai ir ženklai

• Pirkite paskutinės minutės papuošimus ir reikmenis.
• Sukurkite ženklus ir reklamjuostes.

Išvalyti

• Patvirtinkite savanorius
• Pasirūpinkite, kad likusį maistą paaukotumėte vietinei prieglaudai ar maisto sandėliukui

2 dienos prieš

• Peržiūrėkite susivienijimo ypatumus su komitetais.
• Pasiimkite visą nuomos įrangą, pavyzdžiui, kėdes, stalus ir kt.
• Paruoškite galutinius mokėjimus ir patarimus visiems profesionalams ir padėkite įdarbintiems darbuotojams, pavyzdžiui, maitinimo įstaigoms ir laukiantiems darbuotojams. Įdėkite juos į atskirus vokus, kad galėtumėte greitai juos išdalinti, jei to prireiks viso renginio metu. Atminkite, kad papildomus patarimus galite atsiųsti vėliau, jei jų atlikimas buvo išskirtinis. Priešingu atveju įprasta naudoti 10–15 procentų patarimą, jei jis neįskaičiuotas į jų mokestį.

Diena prieš

• Pasistatykite ir papuoškite.
• Pamiegok!

Po susitikimo

Po renginio turėsite dar keletą detalių, kuriomis turite pasirūpinti. Per 2 savaites nuo įvykio turėsite:

• Parašykite padėkos raštus specialiems dalyviams, artimiesiems, kurie paaukojo laiko ir pinigų, ir visiems kitiems žmonėms, kurie padėjo jūsų renginiui pasisekti.
• Nusiųskite nuotraukas į internetinę nuotraukų tarnybą. Jei patys fotografavotės, įkelkite vaizdus į tokią svetainę kaip „Shutterfly“ ar „Snapfish“. Per kelias savaites galite pasidalyti nuoroda su dalyviais ir paprašyti jų pridėti savo nuotraukas prie jūsų sukurto albumo, kad kiti šeimos nariai galėtų nusipirkti jūsų nuotraukų kopijas. Jei visas nuotraukas talpinsite vienoje vietoje, taip pat galėsite sukurti nuotraukų knygą, kurią gali užsisakyti kiti, taip pat kaip renginio atmintinę.

Paaukokite ar išplatinkite likusias dovanas, dekoracijas, šeimos istorijos brošiūras ir pan.

Per 4 savaites nuo renginio pasirūpinkite šiais dalykais:

• Susipažinkite su videografu ir fotografu, kad sužinotumėte, kada medžiaga bus paruošta platinti.
• Siųskite el. Laišką ar masinį laišką visiems dalyvavusiems, apibendrinkite šventes, padėkokite jiems už dalyvavimą ir pasakykite, kur jie gali nusipirkti nuotraukų, vaizdo įrašų ar bet kokių kitų dalykų, susijusių su jūsų renginiu.